
Interview fr2s – La prise de références professionnelles au Luxembourg : Cadre et bonnes pratiques
La prise de références professionnelles se développe au Luxembourg, notamment dans le secteur de la finance et des assurances. Ce processus qui consiste à vérifier entre autres la justesse des éléments présents dans le CV d’un candidat et la validité de ses diplômes peut être réalisé en interne ou externalisé auprès une entreprise spécialisée.
Background Check est un acteur historique de la vérification de parcours professionnels sur le marché luxembourgeois. Marilyn Hurlin -Associée de Background Check- a accepté de répondre à nos questions et nous explique le déroulement d’un processus de prise de références tout en donnant quelques conseils aux employeurs et aux candidats.
En quoi consiste la vérification de références pré-embauche ?
La vérification de référence lors d’un processus de recrutement consiste à vérifier si les informations fournies par le candidat sont exactes.
Dans ce contexte, les responsabilités du consultant incluent :
Valider l’authenticité des diplômes et des qualifications.
Prendre contact avec le service des ressources humaines des entreprises où le candidat a précédemment travaillé, ainsi qu’avec ses anciens responsables.
Examiner minutieusement les documents essentiels à des fins de recrutement, tels que la pièce d’identité, le permis de conduire et l’extrait du casier judiciaire.
Le background check est une pratique courante dans les pays anglo-saxons, qu’en est-il au Luxembourg ?
Il est vrai que c’est une pratique beaucoup plus développée au Royaume-Unis qu’au Luxembourg. Cependant, on constate une hausse des demandes, notamment dans le secteur bancaire et des assurances où la pratique tend à se généraliser.
La prise de renseignements durant le processus d’embauche est encadrée au Luxembourg, comment sécuriser les recrutements tout en respectant le cadre légal ?
Il est impératif de toujours obtenir le consentement du candidat avant de collecter des informations personnelles ou de contacter des références.
Pour sécuriser les recrutements tout en respectant le cadre légal au Luxembourg, il est essentiel de s’engager à connaître et respecter les réglementations locales, y compris le RGPD, la confidentialité, et les différents éléments concernant la discrimination.
De plus, il est impératif de toujours obtenir le consentement du candidat avant de collecter des informations personnelles ou de contacter des références.
En outre, il est recommandé de limiter la collecte d’informations aux aspects pertinents pour le poste en question, tout en assurant la transparence envers les références en expliquant clairement l’utilisation prévue de leurs réponses.
Près de 10% des prises de référence mettent en lumière une erreur sur les diplômes. Comment expliquez-vous cela ?
Nous avons constaté en 2022 que 8% des dossiers que nous avons traités contenaient des erreurs dans les diplômes.
Le plus souvent il s’agissait d’études commencées mais non validées par l’obtention d’un diplôme. Des erreurs dans les dates sont également fréquemment rencontrées.
Le processus de prise de références contient une prise de contact avec d’anciens supérieurs de la personne dont le parcours est contrôlé. Quels types d’informations cherchez-vous à valider lors de ces échanges ?
L’entretien avec le manager ou le supérieur du candidat est une étape du processus qui permet au consultant d’obtenir des informations sur :
- Les compétences interpersonnelles du candidat et son savoir-être, sa manière d’aborder les challenges.
- Les actions et tâches réalisées pour cette entreprise
- L’environnement dans lequel a évolué le candidat (équipe, management, nombre de personnes encadrées etc.)
Comment un employeur peut-il intégrer l’externalisation de la prise de références professionnelles dans son processus de recrutement ?
Le prestataire de prise de références doit absolument avoir une éthique de travail irréprochable puisque cette étape fait partie de l’expérience candidat lors du processus de recrutement.
Nous conseillons aux employeurs de choisir un prestataire de service spécialisé dans la prise de références. Qu’il soit local ou international, le prestataire doit absolument avoir une éthique de travail irréprochable puisque cette étape fait partie de l’expérience candidat lors du processus de recrutement. Il ne faut pas oublier que c’est un futur collaborateur et que cette partie du processus doit rester une expérience réussie pour lui. Nous leur conseillons aussi de vérifier l’historique du prestataire et surtout que ses pratiques soient en conformité avec les lois et régulations locales.
Une fois le prestataire choisi, il est recommandé de mettre en place un protocole clair et cohérent pour la vérification des références. Celle-ci doit être intégrée naturellement au sein du processus de recrutement.
Il leur faudra également être transparents auprès des candidats en communiquant clairement sur les différentes étapes du processus de vérification.
Les entreprises qui procèdent à des vérifications de références professionnelles dans le cadre de leur processus de recrutement affichent auprès des candidats de qualité une image de sérieux. Ces entreprises sont également perçues comme étant plus attractives. Elles démontrent qu’elles accordent de l’importance aux compétences et à l’expérience des candidats.
Enfin, pour une entreprise, embaucher des profils dont le parcours et les diplômes ont été vérifiés contribue à la qualité des services offerts par l’entreprise. Cela peut renforcer la confiance de leurs clients et de leurs partenaires.
Quels conseils donneriez-vous aux candidats qui entrent dans un parcours de vérification de références professionnelles ?
Tout d’abord, nous tenons à les rassurer sur le déroulement du processus. Ils sont tenus informés de chaque action réalisée par le consultant. Les documents vérifiés sont ceux qu’ils nous auront fournis via la plateforme.
Nous leur conseillons de rassembler tous les documents demandés (diplômes, papiers d’identité, extrait du casier judiciaire…) et de les déposer sur leur espace numérique le plus rapidement possible. Ensuite, il s’agit de compléter les informations requises sur la plateforme de manière exhaustive pour que le processus ne soit pas ralenti. Par exemple, le nom d’une personne de contact doit être accompagné des coordonnées.